Jak założyć i prowadzić własne biuro nieruchomości?

Pomysł, żeby otworzyć biuro nieruchomości, zazwyczaj rodzi się w głowach pośredników, którzy już mają pewne doświadczenie na rynku i zaczynają myśleć o pracy na własny rachunek. Mają różną motywację, ale niezależnie od tego, jaki jest powód, rzadko zdają sobie sprawę, jak wygląda zaplecze prowadzenia takiej działalności. Osoby, które nie znają branży, mają jeszcze trudniej. Dlatego zebraliśmy najważniejsze kwestie, które trzeba uwzględnić, aby własne biuro nieruchomości nie stało się kulą u nogi.

Rynek nieruchomości, choć obecnie stoi w obliczu zmian, które mogą go nieco wywrócić, wciąż wydaje się stabilny i pewny. Nieruchomości nadal są bezpieczną formą inwestowania kapitału, a potrzeby mieszkaniowe nie maleją. Utrudnienia związane z wysokimi stopami procentowymi i niepewną sytuacją gospodarczo-ekonomiczną to dla pośredników wyzwanie i szansa. Jest bowiem spore prawdopodobieństwo, że ludzie będą chętniej zwracać się po fachowe wsparcie, kiedy ryzyko jest większe. Dlatego zarówno agenci pracujący u kogoś, jak i przedsiębiorcy poszukujący zyskownej niszy, zastanawiają się jak założyć biuro nieruchomości, żeby dobrze wykorzystać tę okazję. Technicznie to bardzo proste, ale cała reszta już niekoniecznie.

Jak założyć biuro nieruchomości

Od 2014 roku zawód pośrednika nieruchomości przestał być regulowany i dziś, żeby założyć własne biuro nieruchomości, nie jest potrzebna nawet licencja. Nie trzeba mieć też wykształcenia kierunkowego ani doświadczenia. Na dobrą sprawę wystarczy zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa wskazane w artykule 180a Ustawy o gospodarce nieruchomościami i wykupienie polisy od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z pośrednictwem w obrocie nieruchomościami.

Jeśli chodzi o wymogi formalne dla biura, to konieczne jest jeszcze uregulowanie kwestii związanych z RODO, czyli przetwarzaniem danych osobowych oraz AML, czyli przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Za nieprzestrzeganie tych wymogów grożą wysokie kary, a przy obrocie nieruchomościami zarówno dane wrażliwe, jak i przepływ dużych pieniędzy są wpisane w charakter działalności.

Dobrą praktyką jest opracowanie regulaminu funkcjonowania biura, procedur postępowania w określonych sytuacjach oraz wzorów umów i dokumentów. To znacznie ułatwia bieżące funkcjonowanie, a także wdrażanie pracowników.

Trzeba oczywiście otworzyć firmę, jeśli jeszcze jej nie mamy i zadeklarować formę jej prowadzenia. Zazwyczaj jest to jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka.

Tyle formalności, ale to niestety zaledwie wierzchołek góry lodowej. Tak naprawdę powinien być to finał, a nie początek przygotowań do tego, jak założyć agencję nieruchomości. Co zatem trzeba zrobić wcześniej?

Model biznesowy biura nieruchomości

Kiedy zastanawiamy się, jak założyć biuro nieruchomości dobry biznesplan jest niezbędny. Im dokładniej wszystko zaplanujemy przed startem, tym większa będzie szansa na powodzenie. Co trzeba w nim uwzględnić?

• Kto będzie naszą grupą docelową?

Czy nastawiamy się na klientów indywidualnych, czy inwestorów, na kupujących czy sprzedających, na nieruchomości prywatne czy komercyjne? To ważne, bo z każdą z tych grup będziemy się inaczej komunikować, a zatem musimy również wybrać formę i sposób komunikacji. Inne aspekty będą interesowały kogoś, kto szuka mieszkania dla siebie, a inne tego, kto chce otworzyć restaurację. Specjalizacja jest więc w tym przypadku jak najbardziej pożądana.

• W jaki sposób będziemy funkcjonować?

Czy będziemy człowiekiem-orkiestrą, czy jednak zatrudnimy pracowników? Jeśli tak, to jakich — do obsługi biura, czy raczej agentów terenowych? Będziemy tylko właścicielem, czy to my będziemy twarzą i mózgiem biura. Będziemy zawierać umowy na wyłączność, czy pracować na umowach otwartych? Będziemy zatrudniać podwykonawców, czy wszystko robić we własnym zakresie. Z tym wiąże się kolejny ważny temat.

• Jakie będą koszty otwarcia i źródła finansowania

Ile potrzeba pieniędzy, żeby otworzyć biuro nieruchomości? Oczywiście to zależy. Na start na pewno potrzebne będą wspomniane wcześniej regulaminy i procedury i za to warto zapłacić dobremu prawnikowi. Przepisy są bowiem skomplikowane, a kary za niedopełnienie wymogów dotkliwe.

Potrzebny będzie również sprzęt. Telefon, komputer, drukarka to niezbędne minimum. Trudno jednak wyobrazić sobie skuteczne działanie w terenie bez samochodu, prawda? Posiadanie lokalu nie jest konieczne, ale prawdopodobnie się na niego zdecydujemy, zatem na wszelki wypadek doliczamy koszty wynajęcia i wyposażenia biura. Przyda się też identyfikacja wizualna, czyli projekt logo, wizytówki, teczki, długopisy itp. Oczywiście z umiarem.

Koszty na start to jedno, ale trzeba też wstępnie oszacować, ile będzie kosztowało bieżące funkcjonowanie. Czynsz, paliwo, materiały biurowe, usługi podwykonawców itp. Dobrze jest sobie założyć, że pierwszy kwartał, a nawet półrocze nie zakończą się na plusie.

Czy jesteśmy na to przygotowani? Czy mamy odpowiedni kapitał? Jakie będą nasze źródła finansowania w początkowym okresie?

• Współpraca i podwykonawcy

Nie da się samodzielnie robić wszystkiego. Część zadań trzeba będzie komuś oddelegować. Na pewno przyda się stałe wsparcie księgowego i prawnika. Przyda się doświadczony fotograf, a w bogatszej opcji home stager i złota rączka do szybkich remontów. Dobrze mieć też kontakt do specjalisty od wyceny nieruchomości, notariusza, czy doradcy kredytowego.  Cu wsparcie przyspieszy finalizację, a być może cena transakcyjna będzie wyższa, zatem nasz zarobek również. Odzyskany dzięki ich wsparciu czas jest bezcenny.

• Czym chcemy się wyróżnić na rynku

Wyróżnik to jedno z ważniejszych założeń biznesplanu. Nie chcemy być przecież jednym z wielu takich samych biur, prawda? Nie radzimy również kopiować tego, co robią ci, którzy już zbudowali swoją pozycję w branży. Kopia zawsze przegra z oryginałem.

Analiza rynku i konkurencji

Zastanawiając się, jak założyć agencję nieruchomości, już na etapie tworzenia biznesplanu, trzeba przyjrzeć się otoczeniu. Czy w danej lokalizacji w ogóle jest zapotrzebowanie na takie usługi? Czy i jaką będziemy mieć konkurencję? Czy jesteśmy w stanie z nimi zawalczyć o klienta? Jeśli w otoczeniu mamy kilka podobnych biur, może być trudno przebić się ze swoim nowym, nieznanym na rynku. Po głębszej analizie może się jednak okazać, że nawet wśród nich jest jakaś nisza, którą to my możemy zapełnić.

Deregulacja zawodu pośrednika zepsuła rynek. Opinia o agentach, których interesuje tylko zgarnięcie prowizji, niestety wciąż ma się dobrze. Są jednak biura, które chcą świadczyć usługi na wysokim poziomie, więc próbują to zmienić. Organizują się we własne stowarzyszenia i pilnują przestrzegania wysokich standardów. Same też nadają licencje. Czasem to właśnie ona może być wyróżnikiem.

Kompetencje, wiedza i doświadczenie

Teoretycznie najłatwiej mają ci, którzy już pracują w zawodzie i wiedzą, z czym to się wiąże. Agenci, którzy chcą założyć własne biuro nieruchomości, często uważają, że choć sami wszystko robią, to większość wypracowanej przez nich prowizji zgarnia właściciel biura. Liczą, że po przejściu na swoje, całość zarobku będzie wpadać do ich kieszeni i do tego będą pracować na swoje nazwisko lub markę.

Niestety zwykle okazuje się, że dobry agent niekoniecznie jest dobrym przedsiębiorcą, a praca w biurze nieruchomości ma się nijak do jego prowadzenia. U siebie ciągle jest coś do zrobienia, o urlopie praktycznie można zapomnieć, a poziom stresu jest nieporównywalnie większy. Często też okazuje się, że to, na czym znają się najlepiej, muszą w końcu komuś przekazać, bo wiedza jak otworzyć agencję nieruchomości to jedno, ale jak ją potem prowadzić, to już zupełnie inna para kaloszy.

Mam własne biuro nieruchomości i co dalej?

Załóżmy jednak, że nasz agent się nie przestraszył i zaryzykował otwarcie własnego biura. Co jeszcze powinien uwzględnić?

• Lokal biura nieruchomości

Kupno lub sprzedaż nieruchomości to duże wydarzenie, więc klienci zazwyczaj wolą się spotkać osobiście. Niezbyt profesjonalnie będzie się więc umawiać się gdzieś na mieście. Warto też zadbać, aby w godzinach pracy był na miejscu ktoś, kto przyjmie klienta, jeśli my w tym czasie pracujemy z innym.

Gdzie wynająć biuro? Najlepiej w miejscu, gdzie przewija się sporo ludzi, z wejściem od ulicy lub przynajmniej z witryną, w której będzie można prezentować ogłoszenia. Jeśli w pobliżu jest przystanek lub uczęszczany sklep — jeszcze lepiej. Nigdy nie wiadomo, co i kiedy komuś wpadnie w oko. Koszt wynajęcia takiego lokalu pewnie będzie wyższy niż w mniej uczęszczanym miejscu, ale szybciej powinien się zwrócić.

Przy planowaniu jak otworzyć biuro nieruchomości, odradzamy natomiast inwestowanie wielkich sum w jego wystrój. Ma być schludne i estetyczne. Neutralna kolorystyka i akcenty w firmowym kolorze w zupełności wystarczą.

• Strona internetowa i social media

Choć większość klientów będzie chciała przyjść osobiście, prawdopodobnie pierwszy kontakt odbędzie się za pośrednictwem internetu. Przejrzystość i funkcjonalność strony oraz profesjonalne zdjęcia w ogłoszeniach, będą więc na wagę złota. Sposób prezentowania ofert również może być wyróżnikiem, dlatego warto to dobrze zaplanować.

Bez własnej strony www trudno będzie również uruchomić skuteczny marketing i wypozycjonować biuro w wyszukiwarkach. Warto też wybrać media społecznościowe, w których będziemy aktywni. Wybrać, bo nie trzeba być wszędzie. Zresztą i tak nie będzie na to czasu. Lepiej robić mniej, a dobrze, niż dużo i byle jak. Bądźmy tam, gdzie są nasi klienci i róbmy wszystko, żeby przyciągnąć ich do siebie.

• Marketing i reklama

Nie da się prowadzić firmy bez marketingu, a skuteczny marketing kosztuje. Nieskuteczny zresztą też. Dlaczego? Bo wielu przedsiębiorców nie rozumie jego idei. Marketing to działania polegające na rozpoznawaniu i zaspokajaniu ludzkich potrzeb. Tymczasem wiele firm reklamuje siebie albo chce dogodzić wszystkim. To tak nie działa.

W co zatem warto zainwestować?

• SEO marketing, czyli publikowanie wartościowych treści na swojej stronie, blogu i mediach społecznościowych. Ludzie przed podjęciem decyzji najpierw szukają informacji, porównują, kalkulują. Gdy uda nam się wzbudzić ich zaufanie, przyjdą po więcej. Musimy więc wiedzieć, czego potrzebują i zadbać, by to u nas to znaleźli. A jeśli często będą znajdować, to wyszukiwarka będzie nas częściej proponować kolejnym. Działanie teoretycznie bezpłatne, ale za to czasochłonne. Warto rozważyć wsparcie dobrego copywritera.
• Płatne działania reklamowe w sieci nieco skracają powyższą drogę poszukiwań klienta. Kiedy zapłacimy i dobrze wszystko zaplanujemy, to nasza propozycja wyświetli się im najpierw. Żeby jednak nie przepłacać, musimy wiedzieć, gdzie i komu pokazać reklamy. Im lepiej dopasowana grupa docelowa i medium, tym lepszy efekt i niższe koszty. Niezbędna jest też analiza skuteczności tych działań. To wymaga odpowiedniej wiedzy, narzędzi i czasu, dlatego i to warto zlecić specjaliście.
• Marketing szeptany — nie ma nic cenniejszego niż dobre opinie zadowolonych klientów. Nie wstydźmy się zatem prosić o nie po udanych transakcjach.
• Dobre zdjęcia i zachęcające opisy nieruchomości. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz, a dodatkowe przedstawienie realnych korzyści, zamiast suchych informacji, może zwiększyć liczbę zapytań i przyspieszyć finalizację.
• Szkolenia — znajomość psychologii i technik sprzedaży, a także odpowiednie zarządzanie sobą w czasie i rozwój umiejętności interpersonalnych są zawsze w cenie u agenta. Jeśli chcemy prowadzić własne biuro nieruchomości, trzeba nim będzie zarządzać. Gdy zatrudnimy pracowników, potrzebne będą kompetencje kierownicze.  Innymi słowy, bez regularnych szkoleń się nie obędzie.

Tylko czy starczy nam na to wszystko czasu?

Franczyza biura nieruchomości

Na koniec zostawiliśmy jeszcze jedno rozwiązanie, które może ułatwić start w branży. Zamiast zastanawiać się jak otworzyć biuro nieruchomości samodzielnie, może lepiej je sobie po prostu kupić? Klika sieci rozwija swoje struktury na zasadzie współpracy franczyzowej.

Polega on na tym, że w zamian za opłatę, dostajemy know-how, czyli sprawdzony model biznesowy, wsparcie na etapie otwarcia biura i jego prowadzenia, dostęp do bazy ofert sieci, wsparcie marketingowe, merytoryczne i prawne oraz okresowe spotkania i szkolenia. Podejrzewamy, że po lekturze tego artykułu opłata franczyzowa nie wyda się aż tak duża, jak mogłaby na początku, szczególnie wobec kosztów, zadań i obowiązków, które taka umowa z nas zdejmie.