Zarządca nieruchomości – obowiązki i wymagania. Jak znaleźć dobrego zarządcę?

Czym zajmuje się zarządca nieruchomości?

Zarządca nieruchomości to osoba, która reprezentuje wspólnotę mieszkaniową na zewnątrz. Odpowiada za wykonywanie zadań powierzonych przez właściciela nieruchomości lub wspólnotę, realizuje określone obowiązki. Zarządca jest też uprawniony do reprezentacji wspólnoty oraz prowadzenia aktualnych spraw nieruchomości. Jakie dokładnie zadania do niego należą? Czy zarządca nieruchomości musi mieć licencję? Czy można zmienić zarządcę? Odpowiadamy!

Zarządca nieruchomości – kim jest? Kto może nim zostać?

Zarządca nieruchomości to osoba zatrudniona bezpośrednio przez właściciela nieruchomości. Jak sama nazwa wskazuje, zarządca odpowiedzialny jest za zarządzanie nieruchomością. Jeszcze kilka lat temu (do 31 grudnia 2013) każda osoba, która chciała pełnić tę funkcję, zobowiązana była do posiadania odpowiedniej licencji.

Licencja zarządcy nieruchomości była możliwa do uzyskania tylko pod pewnymi warunkami, m.in. posiadanie wykształcenia wyższego (studia podyplomowe w zakresie zarządzania nieruchomościami luz studia z zakresu gospodarki nieruchomościami), udokumentowana praktyka czy niekaralność.

Obecnie czynności związane z zarządzaniem nieruchomością może już wykonywać każda osoba, nie wymagają, bowiem one licencji zawodowej. Jedynym warunkiem zawarcie umowy o zarządzaniu nieruchomością oraz posiadanie obowiązkowego ubezpieczenia OC. Jest to ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z pośrednictwem w obrocie nieruchomościami.

Czym jest Ogólnopolski Rejestr Zarządców Nieruchomości?

Warto podkreślić, że choć obecnie licencja zarządcy nieruchomości nie jest wymagana, to jednak wykonywanie tego zawodu wymaga odpowiedniej wiedzy oraz praktyki zawodowej. Dlatego też dobrze jest, by kandydat na to stanowisko posiadał odpowiednie kwalifikacje, które potwierdzone zostaną dobrowolną licencją.

Dobrowolną, fakultatywną licencję zarządcy nieruchomości mogą otrzymać osoby ze średnim wykształceniem, które ukończyły zawodowy kurs licencyjny na zarządcę nieruchomości oraz uzyskały wynik pozytywny z egzaminu końcowego. Osoby te w trakcie kursu zdobywają niezbędną wiedzę oraz kompetencje potrzebne do zarządzania nieruchomościami. Ponadto, gdy w trakcie wykonywania zawodu zarządca nie przestrzega zasad, musi się liczyć z ryzykiem utraty licencji.

To czy kandydat na zarządcę posiada dobrowolną licencję można sprawdzić właśnie w Ogólnopolskim Rejestrze Zarządców Nieruchomości. Jest to właśnie rejestr zarządców nieruchomości. Wystarczy tylko skorzystać z odpowiedniej wyszukiwarki, umieszczonej na stronie rejestru, wysłać zapytanie na e-mail czy zadzwonić na wskazany numer kontaktowy. Na pewno dla klienta posiadanie takiej licencji stanowi dowód wysokiego zaufania. Bowiem każdy, kto posiada taki dokument musi zaakceptować kodeks etyki zawodowej wybranej federacji.

Warto jednak pamiętać o tym, że licencja to nie wszystko. Poza wymogami natury formalnej ważne jest także, by kandydat na tę funkcję posiadał odpowiednie predyspozycje. Czasem może okazać się tak, że zarządca bez licencji jest bardziej zaangażowany, niż ten licencjonowany. Osoby, które nie posiadają dobrowolnej licencji, podpisują po prostu umowę w ramach własnej, indywidualnej działalności gospodarczej.

Obowiązki zarządcy nieruchomości

Zarządzanie nieruchomością nie jest zadaniem łatwym. Wymaga, bowiem bezbłędnego decydowania oraz sprawnego wykonywania określonych czynności. Zarządca wspólnoty mieszkaniowej powinien przede wszystkim działać zgodnie z przepisami prawa (art. 186 ustawy o gospodarce nieruchomościami definiował kodeks powinności zarządcy). Jego obowiązkiem jest sprawne podejmowanie decyzji, tak by zapewnić racjonalną gospodarkę nieruchomością. Oprócz stosowania przepisów prawa, zarządca zobowiązany jest także stosować standardy zawodowe.

Do jego podstawowych obowiązków należy:

• Reprezentowanie właściciela nieruchomości lub wspólnoty na zewnątrz – jest to jeden z głównych obowiązków zarządcy nieruchomości. Do jego podstawowych zadań należy m.in. reprezentowanie w sprawach windykacyjnych, czy chociażby w ramach umów z dostawcami usług.
• Opieka nad budynkami – w ramach swoich obowiązków zarządca nieruchomości zobowiązany jest sprawować opiekę nad powierzonymi budynkami. Do jego zadań należy, zatem przegląd stanu nieruchomości, organizacja remontów, modernizacji, czy też utrzymanie czystości na częściach wspólnych nieruchomości. Zarządca odpowiada, zatem za utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym, zgodnie z jej przeznaczeniem. Zarządca odpowiada także za bezpieczeństwo na częściach wspólnych. Do jego zadań będzie, zatem należało dbanie o odśnieżanie chodników, dróg osiedlowych i terenów przyległych. Tak naprawdę zakres jego działalności w tym obszarze jest rozwinięciem obowiązków administratora.
• Terminową kontrolę stanu technicznego budynku – w praktyce oznacza to sprawdzanie drożności przewodów wentylacyjnych, spalinowych czy dymowych, przegląd instalacji gazowej.
• Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji nieruchomości – to kolejne bardzo istotne zadanie, za które odpowiedzialny jest właśnie zarządca wspólnoty mieszkaniowej. Musi on prowadzić dokumentację stanu technicznego, finansowego, ale też prowadzić ewidencję mieszkańców (meldunków, lokatorów).
• Zwoływanie i obsługa zebrań – zarządca nieruchomości zwołuje zebrania wspólnoty. W zakresie jego kompetencji jest także organizacja tych zebrać, powiadamianie o nich właścicieli, ale też opracowywanie umów, czy zarządzeń. Do zadań zarządcy należy też współpraca ze wspólnotą mieszkaniową.
• Pobieranie opłat – rolą zarządcy jest również pobieranie miesięcznych opłat od właścicieli lokali. Ponadto to właśnie zarządca wyznacza wysokość takich opłat. Jego rolą jest również właściwe gospodarowanie ekonomiczno-finansowe nieruchomości.
• Uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Czy możliwa jest zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej?

A co w sytuacji, kiedy zarządca nieruchomości nie wywiązuje się z powierzonej mu roli? Czy możliwa jest zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej? Otóż zarządca jest firmą usługową, która świadczy usługi Wspólnocie. Dlatego też, jeśli nie wywiązuje się on należycie ze swojej roli, wspólnota może zrezygnować z jego usług. Jednak nie zawsze jest to takie proste.

Zmiana zasad zarządu może odbyć się poprzez powzięcie uchwały przez członków wspólnoty mieszkaniowej dotyczącej zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną. Jednak uchwała ta musi zostać zaprotokołowana przez notariusza. Innym sposobem jest zawarcie umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną. Jednak musi ona zostać zawarta przez wszystkich właścicieli lokali oraz mieć formę aktu notarialnego.

Jak wybrać dobrego zarządcę nieruchomości?

Nie jest obojętne, kto będzie zarządzał nieruchomością. Praca zarządcy jest, bowiem bardzo skomplikowana, wymaga odpowiedniej wiedzy nie tylko z zakresu zarządzania, ale też z innych obszarów, takich jak finanse, prawo, administracja czy instalacje. Osoba pracująca na tym stanowisku powinna także odznaczać się dużą otwartością, elastycznością oraz umiejętnościami komunikacyjnymi. Ale nie tylko.

Warto jest zwrócić uwagę także na kilka innych kwestii, takich jak:

• Licencja – choć nie jest ona konieczna, to jednak zawsze stanowi dowód odpowiedniego przygotowania i zaplecza merytorycznego. Informacje o tym czy mamy do czynienia z licencjonowanym zarządcą, można znaleźć w Ogólnopolskim Rejestrze Zarządców Nieruchomości.
• Ubezpieczenie OC – polisa ta stanowi po prostu rodzaj zabezpieczenia dla wściela nieruchomości na wypadek nieuczciwych praktyk zarządcy.
• Kompetencje – doświadczenie na rynku nieruchomości to kolejna bardzo istotna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę. Zarządcy, którzy działają na rynku od wielu lat posiadają na pewno dobre przygotowanie praktyczne.
• Opinie – zanim podpiszemy umowę z zarządcą nieruchomości, dobrze jest sprawdzić, jakie zdanie na temat jego pracy mają inne osoby.